Navigation facturation apprenant

Les multi-conventions financières et multi-contrats d'apprentissage sur un apprenti sont maintenant gérés. Sur le dossier facturation de votre apprenant la liste déroulante des financeurs vous indiquera les financeurs ainsi que le contrat auquel il est rattaché.



La navigation dans le menu facturation apprenant a également été améliorée notamment lorsque vous souhaitez accéder à des anciens contrats ou des conventions financières qui ont été créés les années précédentes.

Enfin vous pourrez également visualiser directement les contrats en rupture au niveau de la liste des apprenants d'une classe.

Facturation association : gestion multi-contrats et multi-catégories pour un seul financeur

La facturation association est en cours d'amélioration. Vous pouvez maintenant créer plusieurs contrats pour un seul et même financeur et ce dans plusieurs catégories (sans que les données des anciens contrats ne remontent pour ce financeur).
Les prochaines améliorations concerneront :

• la liaison entre les règlements et les factures (évolution qui arrivera en même temps pour la partie FI) et,
• la visibilité sur les contrats association.

Conventions financières : améliorations

La suppression par lot de vos lignes de convention est maintenant disponible. Il vous faudra sélectionner les lignes à supprimer et appuyer sur la corbeille rouge en haut de tableau.



Les régimes de vos apprentis sont également pris en compte lors de la création d'une convention financière. Par exemple vos apprentis DP n'auront pas de lignes de conventions concernant l'hébergement si vous utilisez une convention type pour créer votre convention financière.

Prélèvements : libellés émetteur

Le libellé émetteur des prélèvements (mention qui apparaitra sur la banque des parents lors du prélèvement) s'écrit dorénavant "Libellé_émetteur Nom Prénom financeur Date". Vous retrouverez ce libellé dans votre fichier XML d'extraction que vous devrez transmettre à votre banque.
Le champ Libellé_émetteur peut être modifié au niveau des paramétrages comptables dans le menu Facturation / Banque

Rapid' modif élève : date d'entrée en formation disponible

Les dates d'entrée en formation peuvent être modifiée dans le menu Elève / Rapid modif élèves UDAF.
Pour cela vous devez ajouter la colonne avec la date d'entrée en formation. Les modifications sur cette nouvelle colonne seront directement reporté au niveau de la fiche élève dans l'onglet Cursus.

 

Gestibase en concertation permanente avec ces entités et l'appui de l'UNMFR est HOMOLOGUÉE LSU. Autrement dit, pour transmettre les dossiers des élèves des 3ème, le iMFR est là pour ça !

Qui dit nouveau système, dit saut dans de nouvelles aventures numériques pour les personnels administratifs et pédagogiques. S'il y avait une phrase leitmotiv et la répéter, répéter, répéter comme tout art de l'Education :
Il y a 3 logiciels internet pour aboutir à l'export LSU. Pour la maintenance, des numéros et des mails à votre disposition :

 

Bascule des devis en facture

Vous pouvez maintenant basculer vos devis en facture depuis vos contrats financiers pour les parties facturation apprenants et facturation association.

Aide facturation apprentissage et familles - mises à jour

Au niveau des supports PDF (menu point d'interrogation) les aides pour la facturation de l'apprentissage et des familles ont été mises à jour.
Les évolutions récentes ainsi que des données complémentaires notamment sur la création des contrats d'apprentissage ont été apportées.

Navigation facturation apprenant - en cours

Des correctifs ont été apportés sur la navigation apprenant notamment via la barre de recherche apprenant lorsque vous souhaitez accéder à une convention financière. Les correctifs sur le reste de la navigation notamment au niveau des anciens et de convention à plusieurs financeurs sont en cours.

Affichage dossier facturation apprenant

Comme vous avez pu le voir, les lignes de comptes produits remontent au niveau des contrats et conventions financières. Ceci pour vous permettre une meilleure visibilité sur les numéros de vos comptes produits que vous avez défini au niveau du plan comptable et de vos grilles tarifaires.

Transferts comptables : impayés

Un correctif a été apporté pour que les dates des impayés soient prises en compte dans le transfert comptable. Vous les voyiez à la date d'origine de votre mouvement maintenant ils remontent bien à la date effective de l'impayé.

Les développements en cours pour la nouvelle partie facturation :

• 1 compte tiers par couple financeur-apprenant : dans la version actuelle de la facturation un compte tiers était définit par financeur. Nous allons revenir au fonctionnement de l'ancienne facturation à savoir 1 compte tiers par couple apprenant-financeur. Cela permettra de différencier au niveau de votre plan comptable plusieurs apprenants pour lesquels il n'y a qu'un seul financeur (frères et soeurs, apprenant en foyer, etc...)

• Module Suivi de facturation : ce module vous permettra de suivre l'état de toute votre facturation sur iMFR/iGesti (formation intiale, apprentissage et association). Il reprendra l'ensemble de vos contrats, factures, règlements et échéances au sein de l'application.

• Liaison factures / règlements : cette liaison existe déjà avec les bordereaux de paiement pour toutes les factures liées à l'apprentissage, nous allons étendre cette liaison pour toute la facturation sur iMFR. Cela permettra entre autres de pouvoir générer des factures avec acomptes et solde à régler

• Facture PROFORMA : une nouvelle impression vous permettra à partir des bordereaux de paiement de générer vos factures type PROFORMA.

• Transferts comptables : les fichiers d'exports des transferts comptables vont être revus pour être compatibles avec la facturation apprentissage, notamment pour les logiciels SAGE, ISAGRI, ISTEA et EBP.

• Navigation Facturation apprenant : des ajustements vont être faits pour que la navigation au sein des différents dossiers apprenants soient plus fluide

• Facturation association : ce menu va être revu pour faciliter la création de vos contrats financiers hors scolaire.

Bonjour à toutes et à tous,

La nouvelle partie facturation arrive. Sa mise en fonctionnement nécessite obligatoirement la réalisation d'une journée de formation. Nous avons d'ores et déjà commencé à déployer cette nouvelle partie dans certaines régions, pour les autres il faudra encore un peu de patience.

Bonne journée,
L'équipe Gestibase

 Lien fiche élève -> Facturation

Vous pouvez maintenant accéder aux contrats financiers / conventions financières de votre apprenant en cliquant sur l'€ jaune de votre fiche élève. 
Si vous voulez aller dans votre fiche élève à partir de votre dossier apprenant il vous suffit de cliquer sur la photo de celui-ci.

Règlements partiels ou avec surplus des bordereaux de paiements OPCO

Dans le menu Facturation / 10. Bordereaux de paiements, vous pouvez maintenant réaliser un règlement partiel ou avec surplus de vos factures OPCO (ou autres financeurs). Pour ceci lors du pointage de vos factures vous avez la possibilité de modifier pour chaque facture le règlement associé à la facture.




Pour les factures avec un règlement partiel vous pourrez les retrouver lorsque vous créerez un nouveau bordereau. Elles apparaitront avec le reste à facturer.
Pour les factures avec un surplus, celui ci sera directement intégré aux règlements de votre dossier de facturation apprenant pour votre convention financière.

Plan comptable : comptes tiers - Filtres et tris

Le tableau des comptes tiers au niveau de votre plan comptable (16. Paramétrages comptables / Comptabilité) a été agrémenté de nombreux filtres pour faciliter la recherche d'information.
Nous avons ajouté dans le filtre de cycle la notion d'"OPCO et autres financeurs" qui vous permettra de retrouver tous les comptes de tiers liés à vos financeurs.
Vous retrouverez aussi dans le filtre des comptes le filtre "Voir comptes saisis".




Un petit symbole en triangle vous indiquera combien d'apprenants sont rattachés au compte tiers.


Le générateur de compte tiers peut prendre également en compte les noms/prénoms de vos apprenants.



Enfin vous retrouverez dans le bouton "Options" :
- Affectation de comptes centralisateurs par lot : permet par une sélection d'affecter d'un seul coup tous vos comptes centralisateurs. Ne pas oublier d'enregistrer pour bien en prendre en compte l'affectation.
- Actualiser les libellés de compte : actualise les libellés de compte selon le format "Nom Prénom apprenant (Nom prénom financeur) - Cycle"

Prélèvements IBAN/BIC - Filtres et tris

De la même manière que les comptes tiers, le menu "Prélèvements/Virements" a aussi été agrémenté de nombreux filtres et tris au niveau de chaque colonne.
Vous pourrez également trier vos IBAN/BIC saisis par "Voir RIB saisis", archiver vos RIB et affecter vos banques par lot (même mécanique que les comptes centralisateurs dans le plan comptable)




La recherche des IBAN/BIC par cycle est dotée de filtres supplémentaires qui vont permettront de visualiser pour les apprenants : anciens / en cours / en recrutement.

Impressions et exports / Personnalisées

Mandat SEPA : vous pouvez retrouver les mandats SEPA pour les impressions Facturation.



Relevés parents - civilités : vous pourrez retrouver les civilités des parents/tuteurs au sein de l'impression "Relevé parents" (menu Impressions et exports / Personnalisées / Facturation)

Liste documents - paramètrage supplémentaire : le paramètre "Afficher l'info transferée en comptabilité" a été ajouté pour vous permettre de lister toutes vos factures qui sont passées par l'export comptable.

 

Le transfert des apprentis est plus simple et légèrement différent que celui de vos apprenants en FI.

Dans le menu Etablissement  / NEW Gestion Fregata il vous faudra paramétrer vos codes et libellés de division. Attention ces codes et libellés doivent être les mêmes que sur Fregata.



Ensuite vous pourrez aller dans le détail de vos classes à l'aide de la loupe et vérifier que le code "Section FI/MEF APP" est bien renseigné. Il ne vous reste plus qu'à sélectionner vos apprenants et effectuer le transfert via le bouton "Transfert".



Bon transfert !

Si vous avez des difficultés pour ce transfert n'hésitez à laisser un email sur la boîte de maintenance : gestibase@gmail.com

L'enquête SIFA arrive à son terme pour cette année. Tous les contrôles de cohérences et les transferts au CFA à partir d'iGesti/iMFR doivent être faits impérativement cette semaine.

Quand vos contrôles de cohérences et transferts sont faits, n'oubliez pas de prévenir l'équipe de Gestibase (gestibase@gmail.com) ou votre contact au CFA régional/départemental pour signaler que vous voulez votre fichier texte à remonter sur la plateforme SIFA.

Toutes les anomalies qui ressortent à la remontée du fichier texte sur la plateforme SIFA doivent être vues avec votre référent académique avant toute chose.

Bonne fin d'enquête à tous.

La signature électronique via l'application YouSign a été mise en place chez Gestibase à partir du mois de janvier 2021. Dorénavant lorsque vous aurez des documents à signer, comme l'avenant du contrat de maintenance Gestibase 2021 que vous avez dû recevoir, la signature se fera de manière électronique.

Un email avec un lien vers la plateforme YouSign vous permettra de visualiser l'ensemble des documents à consulter et à signer. En fin de visualisation de ces documents, vous pourrez apposer votre signature. L'authentification pour la signature se fait par envoi d'un code par email ou par téléphone. Enfin un email de finalisation de signature vous sera envoyé et vous pourrez directement télécharger vos documents signés par tous les signataires.

Ces signatures sont conformes eIDAS et adossées à des dossiers de preuves horodatés.
eIDAS : Règlement de l'UE sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein de l'Union Européenne.

Fini les impressions, fini les scans de documents et à vous la tranquillité. Bonne signature !

Qualiopi  (Bureau Veritas): mission accomplie !

En relation avec le Cabinet Lexagone, la mise en conformité RGPD, ça arrive !

News publiée le 09/12/2020 à 13h30

1- Contexte

2- Enquête apprentissage SIFA sur iGesti/iMFR

• Si le contrat d’apprentissage est géré par votre établissement : décochez la case CT région
• Si le contrat d’apprentissage est géré par votre CFA départemental ou régional : laissez la case CT région cochée

3- Remontée dans SIFA

4- Les aides Gestibase

De manière générale vous pourrez consulter les aides/tutoriels dans la barre de menu « ? »


Les aides à consulter pour la réalisation de l’enquête 51 sur iGesti/iMFR sont mises à jour et sont les suivantes :

• 4- Alternances-Stages-Contrats / 2. Tuto : Gestion des apprentis et enquêtes.pdf
• 4- Alternances-Stages-Contrats / 8. Tuto : Enquête CR et 51.pdf

• Email : gestibase@gmail.com
• Téléphone : 09 53 44 06 64

Après avoir paramétré correctement le LSU, vous pourrez l'éditer par le menu notes --> Paramétrage/export xlm --> étape 3 "Exportation des données xlm"




Cliquez ici pour télécharger l'aide au paramétrage du LSU

Tuto vidéo :

• Gestion des notes dans iMFR / Référentiel / Cahier de compétences
  
• Gestion du LSU dans iMFR

Suite aux différentes remarques et suggestions des utilisateurs, Gestibase a développé une nouvelle interface pour la réalisation du LSU et son exportation vers ARENA LSU.

Vous trouverez ici l'aide pour la saisie des appréciations et du dossier LSU :

• La note de service 2020 du Ministère de l'Agriculture sur le LSU n'est pas encore parue mais la procédure reste inchangée. Pour anticiper et faciliter les inscriptions sur Cyclade les MFR peuvent d'ores et déjà importer les élèves de Fregata vers SIECLE. Le tutoriel vidéo conçu par le Rectorat d’Amiens est toujours d'actualité

• La DGER a confirmé que le LSU n'était obligatoire que pour les élèves de 3e dans l'objectif de la validation du DNB. Il n'y a toujours pas d'obligation pour les MFR de transmettre le LSU des élèves de 4e. Cependant la complétion et la transmission des LSU pour les formations 4e, sont une valeur-ajoutée à porter aux dossiers des élèves pour leur poursuite de parcours. 

• Gestibase à mis à jour son outil de gestion des notes et des compétences dans iMFR. Sur la base d'un référentiel de compétences directement intégré dans iMFR il est maintenant possible d'attribuer des compétences à une évaluation. Cette attribution de compétences pour chacune des évaluations, même si elle n‘est pas obligatoire, devrait faciliter la complétion des bilans périodiques mais surtout du bilan de fin de cycle via le cahier de compétences. Pour plus d'informations : https://www.gestibase.info/page-21-infos-pratiques--news-gestibase.html

Suite à vos remarques, certains référentiels ont été mis à jour. Nous mettons en ligne le nouveau référentiel. Par contre, vous devez de votre côté valider ce référentiel d'autant plus si vous avez déjà saisi des évaluations de compétence.