Les contrôles de cohérence peuvent démarrer dès à présent pour l'enquête SIFA 2022. Cependant nous commencerons à vous transmettre les fichiers textes à remonter dans SIFA qu'à partir du 1er janvier 2022.
Pour être sûr d'avoir vos données à jour n'oubliez pas de refaire un contrôle de cohérence avant d'envoyer vos données au CFA pour que nous fassions l'extraction.

Vous trouverez ci dessous les informations et consignes générales pour l'enquête.

1- Contexte

2- Enquête apprentissage SIFA sur iGesti/iMFR

• Si le contrat d’apprentissage est géré par votre établissement : décochez la case CT région
• Si le contrat d’apprentissage est géré par votre CFA départemental ou régional (contrat stock) : laissez la case CT région cochée

3- Remontée dans SIFA

4- Les aides Gestibase

De manière générale vous pourrez consulter les aides/tutoriels dans la barre de menu « ? »


Les aides à consulter pour la réalisation de l’enquête 51 sur iGesti/iMFR sont mises à jour et sont les suivantes :

• 4- Alternances-Stages-Contrats / 2. Tuto : Gestion des apprentis et enquêtes.pdf
• 4- Alternances-Stages-Contrats / 8. Tuto : Enquête CR et 51.pdf

• Email : gestibase@gmail.com
• Téléphone : 09 53 44 06 64

Tableau suivi facturation

Le menu 23. Suivi facturation vous permettra de suivre vos différents contrats et conventions financières dans des tableaux généraux et détaillés par formation. Un tableau de suivi de votre facturation aux OPCO est également disponible.
Les impressions pour ces tableaux suivront dans un second temps.

Compte tiers par couple élève-financeur

Les compte de tiers peuvent être de nouveau généré par couple élève-financeur. Vous pourrez maintenant distinguer les comptes de tiers d'un financeur qui financent les contrats de plusieurs de vos apprenants (exemple : des parents qui financent une fratrie ou un foyer avec plusieurs jeunes).
Vous retrouverez vos comptes tiers dans le menu des paramétrages comptables au niveau de votre plan comptable.

Transferts comptables

Les transferts comptables commencent à évoluer et à être améliorés. De manière générales les numéros internes Gestibase ont été remplacés par les numéros de pièces.
Exemple : pour les exports SAGE version 15-16 les numéros internes apparaissaient au niveau du 5ème champ.



Maintenant ces numéros internes ont été remplacés par les numéros des pièces exportées.



Les numéros des factures sont également visibles pour les transferts comptables des bordereaux de paiement.

Editions Factures - format enveloppe à fenêtre

Des nouveaux paramétrages sur les factures (FI, apprentissage et association) vous permettent de positionner les blocs adresses en format enveloppe à fenêtres.

Evolutions en cours

• Gestion du multi-pages pour les impressions
• Impression sous format excel des tableaux de suivis facturation
• Clôture des comptes à date : état des factures avec prorata entre 2 périodes (exemple : exercice comptable)
• Liaison règlements-factures appliquée à l'ensemble des factures (FI, APP, Association)
• Intégration des rationnaires pour les conventions financières
• Relances
• Frais d'inscription

Bordereaux de paiement : gestion multi-adresses pour les OPCO

Un même OPCO peut avoir plusieurs adresses en plus de l'OPCO central (généralement à Paris). On peut parler d'OPCO "locaux", la plupart du temps ils sont régionaux comme par exemple OCAPIAT AURA, OCAPIAT Occitanie, OCAPIAT Nouvelle Aquitaine,etc ...
Plusieurs contrats d'apprentissage peuvent être répartis entre ces OPCO locaux mais ce sera seulement l'OPCO central qui sera le payeur.
Les bordereaux de paiement dans iMFR/iGesti prennent maintenant en compte cette spécificité.

Paramétrages comptables : un seul numéro de compte tiers

Dans un premier temps, au niveau de votre plan comptable de vos paramétrages comptables, il vous faudra saisir le même numéro de compte tiers pour l'OPCO central et les OPCO locaux.

Sélection financeurs à la création du bordereau

Pour créer votre bordereau vous pourrez maintenant sélectionner toutes les factures de vos OPCO locaux et/ou OPCO central et désigner un OPCO payeur dans la sélection "Choix du payeur".





De cette manière le règlement des factures de vos contrats d'apprentissage sera bien imputé au bon OPCO.

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Facturation association - améliorations

La facturation a été revue notamment pour la partie navigation et la création des contrats financiers.

Gestion des contrats multiples pour un seul et même client

Les contrats financiers sont maintenant indépendant les uns des autres. C'est à dire que vous pourrez créer de multiples contrats pour un seul et même client sans que l'historique des contrats précédents ne soit reporté sur le contrat en cours. Les règlements liés aux factures sortiront prochainement et vous permettront ainsi de générer vos acomptes sur vos factures (à suivre dans les prochaines news).

Création facilité des contrats financiers

Vous pouvez désormais créer un contrat directement au niveau du tableau de démarrage en choisissant la catégorie dans laquelle vous souhaitez positionner votre contrat.



Les catégories qui ne comportent pas de contrat sont cachées à l'ouverture du menu, vous pourrez les retrouver grâce au bouton "Catégories non utilisées"




Visibilité et modifications des contrats

Dans le détail du contrat vous pourrez nommer le contrat et déplacer dans une autre catégorie à l'aide du menu déroulant en dessous du nom du client.



Le nom du contrat apparaitra dans la liste de vos contrats par catégorie.

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Convention financière - bouton disposition financière

Vous pourrez retrouver au sein des conventions financières le bouton "Dispositions financières - Convention de formation apprentissage". Ce bouton permet de déplier le tableau des dispositions financières liées à votre convention de formation par apprentissage pour l'obtention de votre accord de prise en charge OPCO.

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Travaux en cours :

Les travaux en cours sur la facturation sont :

• Comptes tiers : 1 numéro de compte par couple apprenant-financeur (a contrario d'aujourd'hui où il y a 1 compte tiers par financeur)
• Impressions : gestion plus fine des entêtes/pieds de page, gestion du multi-page, format enveloppe à fenêtre, ajout de champs de fusion pour facturation association/FI, paramètrage IBAN/BIC banque association, gestion noms longs pour les champs de fusion,...
• Liaison règlements/factures pour la partie facturation FI et Association
• Menu de suivi de facturation global
• Améliorations transferts comptables, notamment pour les bordereaux de paiement
• Intégration des rationnaires pour les conventions financières
• Relances
• Frais d'inscription

La DGER dans une note de service du 22/10/21, demande à remonter obligatoirement tous les apprentis sur Fregata dès cette année.
La première remontée doit être faite avant le 15 novembre 2021, la deuxième sera pour le 14 janvier 2022.

Cette remontée ne concerne pour l'instant que les diplômes qui dépendent du ministère de l'agriculture.

Vous retrouverez les informations sur le transferts des apprentis sur Fregata au sein d'iMFR ici

Gestibase en concertation permanente avec ces entités et l'appui de l'UNMFR est HOMOLOGUÉE LSU. Autrement dit, pour transmettre les dossiers des élèves des 3ème, le iMFR est là pour ça !

Qui dit nouveau système, dit saut dans de nouvelles aventures numériques pour les personnels administratifs et pédagogiques. S'il y avait une phrase leitmotiv et la répéter, répéter, répéter comme tout art de l'Education :
Il y a 3 logiciels internet pour aboutir à l'export LSU. Pour la maintenance, des numéros et des mails à votre disposition :

 

Les développements en cours pour la nouvelle partie facturation :

• 1 compte tiers par couple financeur-apprenant : dans la version actuelle de la facturation un compte tiers était définit par financeur. Nous allons revenir au fonctionnement de l'ancienne facturation à savoir 1 compte tiers par couple apprenant-financeur. Cela permettra de différencier au niveau de votre plan comptable plusieurs apprenants pour lesquels il n'y a qu'un seul financeur (frères et soeurs, apprenant en foyer, etc...)

• Module Suivi de facturation : ce module vous permettra de suivre l'état de toute votre facturation sur iMFR/iGesti (formation intiale, apprentissage et association). Il reprendra l'ensemble de vos contrats, factures, règlements et échéances au sein de l'application.

• Liaison factures / règlements : cette liaison existe déjà avec les bordereaux de paiement pour toutes les factures liées à l'apprentissage, nous allons étendre cette liaison pour toute la facturation sur iMFR. Cela permettra entre autres de pouvoir générer des factures avec acomptes et solde à régler

• Facture PROFORMA : une nouvelle impression vous permettra à partir des bordereaux de paiement de générer vos factures type PROFORMA.

• Transferts comptables : les fichiers d'exports des transferts comptables vont être revus pour être compatibles avec la facturation apprentissage, notamment pour les logiciels SAGE, ISAGRI, ISTEA et EBP.

• Navigation Facturation apprenant : des ajustements vont être faits pour que la navigation au sein des différents dossiers apprenants soient plus fluide

• Facturation association : ce menu va être revu pour faciliter la création de vos contrats financiers hors scolaire.

Bonjour à toutes et à tous,

La nouvelle partie facturation arrive. Sa mise en fonctionnement nécessite obligatoirement la réalisation d'une journée de formation. Nous avons d'ores et déjà commencé à déployer cette nouvelle partie dans certaines régions, pour les autres il faudra encore un peu de patience.

Bonne journée,
L'équipe Gestibase

 Lien fiche élève -> Facturation

Vous pouvez maintenant accéder aux contrats financiers / conventions financières de votre apprenant en cliquant sur l'€ jaune de votre fiche élève. 
Si vous voulez aller dans votre fiche élève à partir de votre dossier apprenant il vous suffit de cliquer sur la photo de celui-ci.

Règlements partiels ou avec surplus des bordereaux de paiements OPCO

Dans le menu Facturation / 10. Bordereaux de paiements, vous pouvez maintenant réaliser un règlement partiel ou avec surplus de vos factures OPCO (ou autres financeurs). Pour ceci lors du pointage de vos factures vous avez la possibilité de modifier pour chaque facture le règlement associé à la facture.




Pour les factures avec un règlement partiel vous pourrez les retrouver lorsque vous créerez un nouveau bordereau. Elles apparaitront avec le reste à facturer.
Pour les factures avec un surplus, celui ci sera directement intégré aux règlements de votre dossier de facturation apprenant pour votre convention financière.

Plan comptable : comptes tiers - Filtres et tris

Le tableau des comptes tiers au niveau de votre plan comptable (16. Paramétrages comptables / Comptabilité) a été agrémenté de nombreux filtres pour faciliter la recherche d'information.
Nous avons ajouté dans le filtre de cycle la notion d'"OPCO et autres financeurs" qui vous permettra de retrouver tous les comptes de tiers liés à vos financeurs.
Vous retrouverez aussi dans le filtre des comptes le filtre "Voir comptes saisis".




Un petit symbole en triangle vous indiquera combien d'apprenants sont rattachés au compte tiers.


Le générateur de compte tiers peut prendre également en compte les noms/prénoms de vos apprenants.



Enfin vous retrouverez dans le bouton "Options" :
- Affectation de comptes centralisateurs par lot : permet par une sélection d'affecter d'un seul coup tous vos comptes centralisateurs. Ne pas oublier d'enregistrer pour bien en prendre en compte l'affectation.
- Actualiser les libellés de compte : actualise les libellés de compte selon le format "Nom Prénom apprenant (Nom prénom financeur) - Cycle"

Prélèvements IBAN/BIC - Filtres et tris

De la même manière que les comptes tiers, le menu "Prélèvements/Virements" a aussi été agrémenté de nombreux filtres et tris au niveau de chaque colonne.
Vous pourrez également trier vos IBAN/BIC saisis par "Voir RIB saisis", archiver vos RIB et affecter vos banques par lot (même mécanique que les comptes centralisateurs dans le plan comptable)




La recherche des IBAN/BIC par cycle est dotée de filtres supplémentaires qui vont permettront de visualiser pour les apprenants : anciens / en cours / en recrutement.

Impressions et exports / Personnalisées

Mandat SEPA : vous pouvez retrouver les mandats SEPA pour les impressions Facturation.



Relevés parents - civilités : vous pourrez retrouver les civilités des parents/tuteurs au sein de l'impression "Relevé parents" (menu Impressions et exports / Personnalisées / Facturation)

Liste documents - paramètrage supplémentaire : le paramètre "Afficher l'info transferée en comptabilité" a été ajouté pour vous permettre de lister toutes vos factures qui sont passées par l'export comptable.

 

Le transfert des apprentis est plus simple et légèrement différent que celui de vos apprenants en FI.

Dans le menu Etablissement  / NEW Gestion Fregata il vous faudra paramétrer vos codes et libellés de division. Attention ces codes et libellés doivent être les mêmes que sur Fregata.



Ensuite vous pourrez aller dans le détail de vos classes à l'aide de la loupe et vérifier que le code "Section FI/MEF APP" est bien renseigné. Il ne vous reste plus qu'à sélectionner vos apprenants et effectuer le transfert via le bouton "Transfert".



Bon transfert !

Si vous avez des difficultés pour ce transfert n'hésitez à laisser un email sur la boîte de maintenance : gestibase@gmail.com

La signature électronique via l'application YouSign a été mise en place chez Gestibase à partir du mois de janvier 2021. Dorénavant lorsque vous aurez des documents à signer, comme l'avenant du contrat de maintenance Gestibase 2021 que vous avez dû recevoir, la signature se fera de manière électronique.

Un email avec un lien vers la plateforme YouSign vous permettra de visualiser l'ensemble des documents à consulter et à signer. En fin de visualisation de ces documents, vous pourrez apposer votre signature. L'authentification pour la signature se fait par envoi d'un code par email ou par téléphone. Enfin un email de finalisation de signature vous sera envoyé et vous pourrez directement télécharger vos documents signés par tous les signataires.

Ces signatures sont conformes eIDAS et adossées à des dossiers de preuves horodatés.
eIDAS : Règlement de l'UE sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein de l'Union Européenne.

Fini les impressions, fini les scans de documents et à vous la tranquillité. Bonne signature !

Qualiopi  (Bureau Veritas): mission accomplie !

En relation avec le Cabinet Lexagone, la mise en conformité RGPD, ça arrive !

Après avoir paramétré correctement le LSU, vous pourrez l'éditer par le menu notes --> Paramétrage/export xlm --> étape 3 "Exportation des données xlm"




Cliquez ici pour télécharger l'aide au paramétrage du LSU

Tuto vidéo :

• Gestion des notes dans iMFR / Référentiel / Cahier de compétences
  
• Gestion du LSU dans iMFR

Suite aux différentes remarques et suggestions des utilisateurs, Gestibase a développé une nouvelle interface pour la réalisation du LSU et son exportation vers ARENA LSU.

Vous trouverez ici l'aide pour la saisie des appréciations et du dossier LSU :

Suite à vos remarques, certains référentiels ont été mis à jour. Nous mettons en ligne le nouveau référentiel. Par contre, vous devez de votre côté valider ce référentiel d'autant plus si vous avez déjà saisi des évaluations de compétence.